Exklusive EinblickeePA-Testpraxen berichten von holprigem Start

Dr. Jan Osterkamp: “Jetzt müssen wir erstmal etwas leiden”

“Gerne hätte ich Ihnen Folien gezeigt. Leider gehören wir wohl zu den Praxen, in denen es noch nicht klappt”, sagt Dr. Jan Osterkamp, hausärztlicher Internist bei der Veranstaltung “ePA Einführung 2025” der Kassenärztlichen Vereinigung Schleswig-Holstein am 12. Februar. Osterkamp führt mit einem weiteren Kollegen seit 2022 eine hausärztliche Praxis in Wedel bei Hamburg, ist Testpraxis für TI-Anwendungen und testet eben nun auch die ePA.

Es habe schon zwei Wochen gedauert, bis Tests überhaupt möglich gewesen seien, so Osterkamp. Damit ein möglichst kontinuierlicher Zugriff auf die ePA gewährleistet ist, hat er mehrere Kartenterminals angeschafft – unter anderem auch ein Terminal zum Selbsteinchecken der Versicherten.

Denn der Zeitraum von 90 Tagen (nicht quartalsbezogen) startet mit dem Stecken der Versichertenkarte (eGK). Mit dem neuerlichen Stecken der eGK beginnt der 90 Tage Zeitraum erneut. Grundsätzlich können Patientinnen und Patienten den Zugriffszeitraum natürlich auch in der ePA-App selbstständig anpassen, das heißt verlängern, dauerhaft einrichten oder verkürzen.

Kurz vor dem Start des Seminars am 12. Februar habe er von seinem PVS-Hersteller gehört, dass vermutlich der Selbstanmeldeterminal Fehler verursache und deshalb das Testen der ePA nicht möglich sei. Auf Rückfrage meint Osterkamp, dass der bundesweite Rollout noch auf sich warten lassen wird.

Der April, den Prof. Karl Lauterbach als Bundesgesundheitsminister angekündigt hatte, werde nicht einzuhalten sein, schätzt er. “Es sind noch einige Schritte in der Technik durchzugehen, bis alle Fehler und Kinderkrankheiten behoben sind”, sagt Osterkamp. Das werde wohl noch ein paar Monate dauern. “Ich begleite das alles sehr gerne und gehe davon aus, dass der Nutzen der ePA hoch sein wird. Allerdings müssen wir jetzt erst einmal ein bisschen leiden”, sagt der Hausarzt.

Moritz Eckert: “Statt Brechstange mehr Fokus auf Funktionalität”

“Gerade habe ich ein Update bekommen, damit ich endlich PDF in die ePA hoch- und runterladen kann”, sagt Moritz Eckert, Facharzt für Allgemeinmedizin im niedersächsischen Herzberg, der ebenfalls zu dem kleinen Kreis der ePA-Testpraxen gehört.

Bislang (Anm. der Redaktion: Stand Mitte Februar), sagt Eckert, würden täglich neue Fehler gefunden und behoben – das gehöre zum normalen Entwicklungsprozess.

Dass es in anderen Praxen schon besser läuft als bei ihm, ist für Eckert nicht schlimm. Vielmehr ist für ihn entscheidend, ob zum Beispiel die Ärztinnen und Ärzte in anderen Praxen und Kliniken auch auf auf von ihm hochgeladenen Dateien in der ePA im Alltag gut zugreifen können.

Dass man anhand der Verschlagwortungen, den sogenannten Metadaten, auch findet was man sucht, das sei der Schlüssel für den Erfolg, betont Eckert.

Werden Daten lesbar sein?

Kritisch sieht der technikaffine Hausarzt die Konvertierung von unterschiedlichen Dateiformaten in das langzeitarchivierbare PDF/A-Format, ohne dass die gematik einen Referenzvalidator festgelegt hat. “Leider”, sagt er, “gibt es zwischen den unterschiedlichen PDF/A-Unterformaten und dann bei der Validierung, ob die Datei auch den Regeln entspricht, Interpretationsunterschiede je nach eingesetztem Validierungs-Programm.”

Das Problem sei auch schon lange bekannt, werde aber wohl ausgeblendet. Er selbst habe zig Geräte in der Praxis (Scanner, Fax, EKG, Lufu etc), die allesamt unterschiedliche Formate erzeugen können und die dann für die ePA konvertiert werden müssen.

“Theoretisch können bei jeder Konvertierung auch Daten verloren gehen, und ob zum Beispiel die elektronische Signatur erhalten oder jedes Bildpixel korrekt erhalten bleibt, das ist völlig unklar.”, sagt Eckert. “Hier muss unbedingt nachgebessert werden”, so der Hausarzt.

Dennoch ist er froh, dass es jetzt endlich vorwärts geht. “Ziemlich korrekte Befunde sind immer noch besser als gar keine, und beim Fax hatten wir ähnliche Probleme ja auch schon” , fügt er hinzu.

Keinen abrupten Testbetrieb

“In der E-Health Bubble sind alle optimistisch gestimmt, dass alles schon funktionieren wird”, erklärt Eckert, der dafür plädiert, sich auf jeden Fall mehr Zeit mit dem bundesweiten Rollout der ePA zu nehmen. Den bereits gewährten Aufschub bis Anfang April hält er für zu kurz bemessen.

Besser sei eine schrittweise Einführung – dass etwa im zweiten Quartal eine bestimmte Anzahl an Praxen und Kliniken hinzukommt und dann wieder geschaut wird: Wie funktioniert es, welche Fehler müssen noch behoben werden?

Es müsse auch Zeit für Schulungen der Anwender, wie zum Beispiel des eigenen Praxisteams, eingeplant werden. Einen abrupten Rollout von 250 Testbetrieben auf mehr als 150.000 von heute auf morgen hält er für sehr bedenklich. Realistischer sei eine bundesweite Einführung der ePA im vierten Quartal. “Weniger mit der Brechstange, mehr Fokus auf Funktionalität”, plädiert Eckert.

Dr. Matthias Hempel: “Es läuft erstaunlich komplikationsfrei”

Pünktlich zum 14. Januar erhielt Dr. Matthias Hempel, hausärztlicher Internist, niedergelassen in einer großer Hausarztpraxis in Detmold (sieben Ärztinnen und Ärzte und 21 Medizinische Fachangestellte) als ePA-Testpraxis ein Update seines PVS-Herstellers Medatixx.

Gleich nachts spielte Hempel es auf und startete zum 15. Januar mit der ePA-Testphase. Zunächst nahm er sich die “alte” ePA seiner Frau und seines Vaters vor, um alles auszuprobieren und ein wenig zu experimentieren. Das funktionierte alles sofort, sagt Hempel.

Nach und nach wurden immer mehr ePA zugänglich. In den ersten Tagen ploppten durchaus einige Fehlermeldungen auf. Hempel fertigte Screenshots zur Fehlerdokumentation an und mailte diese an Medatixx.

Die ITler wählten sich in das System ein und führten “in den Tiefen des Systems” Änderungen zur Fehlerbehebung durch. Mit den Fehlermeldungen an sich habe er nichts anfangen können – diese seien eher “kryptischer Natur” gewesen.

Nach und nach waren immer mehr Aktenzugriffe möglich, die allesamt erst einmal leer waren. Andere Praxen oder Kliniken, die ebenfalls hätten befüllen können, sind im Umkreis von Hempels Praxis nicht vorhanden.

Hempel: “Wir sind am äußersten Zipfel der Testregion angesiedelt und einzige Textpraxis in Lippe.”

Während in den ersten Tagen der Testphase zwanzigmal geklickt wurde, um überhaupt auf eine angelegte ePA zu treffen, ist die “Erfolgsquote”, bei einem Versicherten eine ePA vorzufinden, mittlerweile recht hoch, sagt Hempel. 1300 Akten (Stand 26.2.) habe er bereits befüllt, sagt Hempel, und es funktioniere ganz gut. Er sei im ständigen Austausch mit dem Softwarehersteller und gebe auch praktische Rückmeldungen – zum Beispiel um einen Klick für die Praxis einzusparen.

Seine Hinweise würden meist auch umgesetzt. Das Aufrufen der ePA gelinge sehr schnell (6 bis 9 Sekunden) und auch das Hochladen von Befunden gehe fix, sagt Hempel. Er habe die Zeit gestoppt: 1-2 Sekunden pro PDF-Seite dauere es, bis der Vorgang des Hochladens und Abspeicherns vollständig abgeschlossen sei.

Befunde oder Daten in der ePA im PDF/A-Format abzuspeichern, sei ebenfalls kein Problem, findet der Hausarzt. Das Umwandeln in das nötige Format geschehe automatisch im Hintergrund.

Arbeitsabläufe an ePA anpassen

Derzeit ist das Detmolder Praxisteam dabei, die Arbeitsabläufe auf Herz und Nieren zu prüfen und zu überlegen: Wer soll welche Daten wann in die ePA einspeisen? Ist es zum Beispiel sinnvoller die Blutwerte sofort hochzuladen oder erst dann, wenn die Erkrankten mit einer Ärztin oder einem Arzt gesprochen haben? Ein abschließendes Konzept gebe es noch nicht.

Dass eine Praxis mit dem Stecken der eGK automatisch 90 Tage Zugriff auf die ePA erhält, findet Hempel gut. Manche hätten kritisiert, dass die Sicherheit so nicht gegeben sei und eine sechsstellige PIN-Eingabe durch die Versicherten mehr Sicherheit bieten würde.

“Wenn Patientinnen und Patienten, die jetzt teils schon in der Schlange am Tresen stehen müssen, auch noch eine PIN eingeben müssten, wäre die ePA praxisuntauglich”, ist Hempel überzeugt. Außerdem hätten die GKV-Versicherten ja die Möglichkeit, den Zugriff auf ihre ePA zu steuern und zum Beispiel der Hausarztpraxis auch einen dauerhaften Zugriff zu gewähren.

Rückfragen von Patienten halten sich auch nach knapp vier Wochen sehr in Grenzen. “Manche fragen, ob sie die ePA verweigern oder nutzen sollen. Dann rate ich ganz klar zur Nutzung der ePA.” Die Praxis habe die Menschen allerdings zuvor auch über alle zur Verfügung stehenden Kanäle (Webseite, Facebook, Instagram etc.) und über Praxisposter (Wir sind ePA-Textpraxis) informiert.

Trotz dessen es bei ihm so gut und “erstaunlich komplikationsfrei” klappt, glaubt Hempel, dass der bundesweite Rollout der ePA noch eine Weile dauern wird.

Akzeptanz nicht verspielen

“Das ist auch gut so”, sagt der Hausarzt, denn andere Kolleginnen und Kollegen berichteten durchaus über Probleme größerer Natur. Würden halbfertige Produkte auf den Markt geworfen, wie es beim E-Rezept der Fall war, würde die Akzeptanz für die TI und die Digitalisierung bei den Kolleginnen und Kollegen nachvollziehbar weiter sinken. “Ich habe den Eindruck, dass aus den Fehlern der Vergangenheit gelernt wurde”, beruhigt Hempel.

Bei solch einem komplexen Riesenprojekt mit hunderten PVS-Systemen, zwei verschiedenen Akten (RISE und IBM/Bitmark), knapp hundert Krankenkassen, drei verschiedenen Konnektoren und verschiedenen Arbeitsweisen in Praxen und Gesundheitseinrichtungen sei es auch dringend geboten, sich mit dem Ausrollen in der breiten Fläche Zeit zu lassen. Die Technik müsse davor ausreichend getestet und gefundene Fehler korrigiert worden sein, findet Hempel.

Was meint das Praxisteam zur ePA? Die MFA freuen sich riesig, sagt Hempel, wenn die ePA wirklich für alle da ist. Denn dann müssen sie nicht mehr Befunden oder Berichten (Wo ist das CT? Wo der Bericht zur Magenspiegelung? etc.) hinterhertelefonieren. Das fresse schließlich sehr viel Zeit – zumal andere Praxen oft nicht eben leicht zu erreichen sind.

Dr. Jens Grothues: “Die Medikationsliste bringt mir Aha-Effekte”

Auch wenn alles sehr schleppend verläuft und es zu vielen Verzögerungen kommt: “Eins muss man sagen”, meint Dr. Jens Grothues, “seit die Medikationsliste funktioniert, folgt daraus immer wieder ein echter Aha-Effekt.”

Der Hausarzt begrüßt sehr, dass er nun in Echtzeit sehen kann, was von wem verschrieben wurde, ob und wann der Patient das Rezept eingelöst hat und in welcher Apotheke das Medikament abgegeben wurde. “So erhalte ich auch einen guten Überblick, ob sich mein Patient an das hält, was ich ihm geraten habe”, sagt Grothues.

BtM-Verordnungen fehlen noch

Im Sinne der Patientensicherheit fordert Grothues allerdings zusätzlich, dass BtM-Verordnungen in die Medikationsliste einfließen. Hier ist bislang keine Kontrolle zum Beispiel über Mehrfachverordnungen möglich, da BtM-Verordnungen nur auf Papierrezepten ausgestellt werden.

Wenn Versicherte ihre elektronische Gesundheitskarte (eGK) vergessen haben, findet es Grothues klasse, dass in Sekundenschnelle per Knopfdruck eine Ersatzbescheinigung bei der Krankenkasse angefordert werden kann. “Das ist eine Riesenerleichterung”, freut sich der Hausarzt.

Allerdings müssen Ärztinnen und Ärzte wissen: Wird eine Ersatzbescheinigung ausgestellt, bleibt der Zugang zur ePA, der automatisch mit dem Stecken der eGK in der Praxis für 90 Tage gewährt wird, versperrt. So ist die Übersicht über die Medikationsliste möglicherweise wieder lückenhaft.

ePA-App viel zu kompliziert

Eigentlich könnte ja die Patientin oder der Patient über seine ePA-App den Zugang für die behandelnde Hausarztpraxis freischalten. Der Vorgang sei aber derart kompliziert, dass dazu derzeit nur wenige GKV-Versicherte in der Lage sind, meint Grothues. Er fordert deshalb von den Krankenkassen, den Zugang zur ePA für ihre Versicherten zu erleichtern.

In der großen hausärztlichen Praxis in Beverungen, in der neben Grothues eine Hausärztin und zwei weitere Hausärzte arbeiten, ist es bislang noch nicht möglich gewesen, die ePA wirklich zu testen. Alles läuft langsam und mühsam.

Außerdem gibt es im Umkreis von 50 km keine weitere Testpraxis, kein Klinikum sah sich in der Lage, an dem Pilotprojekt teilzunehmen. So befüllt die Praxis zwar fleißig ePA, mit anderen Gesundheitseinrichtungen findet aber “kein Traffic” statt.

Dass die ePA im April bundesweit ausgerollt wird, daran glaubt Grothues nicht (Stand Ende Februar). Vielleicht sei das im dritten Quartal 2025 möglich. Und wenn, dann bitte in Etappen. Würden alle Praxen in Deutschland auf einen Schlag Dokumente in die ePA hochladen, würde das System gewiss zum Erliegen kommen, fürchtet Grothues.

Die ganzen Schwierigkeiten seien vermeidbar gewesen, findet er, wenn die wichtigsten Dinge der Telematikinfrastruktur (TI) zentral programmiert worden wären. So gebe es aufgrund des privatwirtschaftlichen Aufbaus sehr viele Schnittstellen und viele Punkte, an denen das System anfällig sei.

Besser mit Belohnung arbeiten

Dazu nennt Grothues ein kleines Beispiel: In seiner PVS werde jeweils ein Deckblatt erstellt. Das Deckblatt funktioniere aber weder mit KIM noch mit der ePA, eine Umprogrammierung der PVS sei deshalb nötig. Auch dass bis jetzt und auf absehbare Zeit noch kein einfacher Impfmanager in der ePA vorgesehen sei, sei nicht nachvollziehbar und dabei doch so wertvoll für die Praxen.

Wenn die ePA erst einmal funktioniert, wird das immense Vorteile bringen, ist Grothues überzeugt. Der Weg bis dahin ist aber leider noch steinig und lang. Auch wenn die Gematik sich sehr bemühe, findet Grothues es “erschreckend”, wie schlecht die Einführung der ePA vorbereitet wurde. Und für die Politik hat Grothues auch noch einen Tipp parat: “Es ist immer besser mit Belohnungssystemen zu arbeiten als mit Bestrafung.”