Damit Teambesprechungen nachhaltig gute Ergebnisse hervorbringen, ist eine strukturierte Vorgehensweise erforderlich:
Zeitpunkt und Rahmen
Teambesprechungen sollten regelmäßig an einem festen Wochentag stattfinden – idealerweise wöchentlich oder alle zwei Wochen. Dazu eignen sich am besten Dienstag, Mittwoch und Donnerstag.
Der Montag scheidet aus, da oft nicht vorhersehbar ist, wie hoch das Patientenaufkommen ist. Zudem könnte auch eine kurzfristige Abwesenheit eines Teammitglieds vorliegen. Freitags sind die meisten gedanklich womöglich schon im Wochenende und Inhalte können leicht über zwei freie Tage vergessen werden.
Insofern eignet sich ein Tag in der Wochenmitte, da offene Fragen direkt an einem Folgetag noch einmal geklärt werden können. Neben dem festen Termin ist die Dauer der Teamsitzung wichtig.
Hier sollte sich die Planung nach Anzahl der Teammitglieder und den Themenschwerpunkten richten. Eine Stunde Zeit sollte aber mindestens veranschlagt werden, damit ausreichend Raum für die Anliegen zur Verfügung steht. Diese Regelmäßigkeit signalisiert den Mitarbeitenden spürbare Wertschätzung für ihre tägliche Arbeit.
Mit Themenspeicher vorbereiten
Für eine gezielte Vorbereitung der Sitzung empfiehlt sich die Einführung eines “Themenspeichers” oder “Ideen-Parkplatzes”. Das kann beispielsweise eine digitale Liste, etwa im Praxis-PC oder ein Flipchart sein, auf dem Themen gesammelt werden. Wichtig ist, dass jeder darauf zugreifen kann, um selbst etwas einzutragen oder um sich auf das Thema vorzubereiten.
Das bedeutet nicht zwingend, dass in der nächsten Besprechung alles besprochen werden muss. Nach einer gemeinsamen Priorisierung und Abstimmung können Punkte auch verschoben werden.
Gekonnte Protokollführung
Für die Besprechung sollte eine standardisierte Protokollvorlage verwendet werden, die immer nach dem gleichen Schema aufgebaut ist und die wichtigsten Felder für Eintragungen enthält: Datum, Uhrzeit, Anwesenheit, Protokollant/-in und ggf. Moderator-/in.
Kernstück ist die Dokumentation der Themen: Wer bringt den Punkt ein, was ist der Inhalt, welche Maßnahmen werden beschlossen, wer ist zuständig für die Umsetzung und bis wann? Ein Status (z.B. offen, in Bearbeitung, erledigt) zeigt den aktuellen Umsetzungsstand.
Für den schnellen Überblick hilft eine farbliche Kennzeichnung, etwa nach dem Ampelsystem. Einige PVS-Systeme bieten integrierte Formulare an, aber auch einfache Word- oder Excel-Dokumente können verwendet werden. Wichtig ist die konsequente Erledigung der Punkte.
Unter dem Punkt “Thema” wird der Inhalt kurz skizziert. Bei allen zu dokumentierenden Themen sollte stets darauf geachtet werden, dass der Punkt so beschrieben wird, dass er nachvollziehbar für abwesende Personen ist – und auch in ein paar Wochen noch daraus hervorgeht, was besprochen wurde. Die Kunst liegt in der Balance zwischen zu viel Prosa und kryptischen Notizen. Eintragungen sollten immer nach dem KISS-Prinzip (Keep it short and simple) erfolgen.
Ablauf effizient gestalten
Für eine erfolgreiche Sitzung sind weitere Regeln zu beachten. Versuchen Sie eine störungsfreie und harmonische Atmosphäre zu schaffen: Die Patienten haben die Praxis bereits verlassen, der Anrufbeantworter ist aktiviert und private Handys bleiben außen vor.
Des Weiteren sollten Kommunikationsregeln beachtet werden. Die Praxis kann sich hierzu abstimmen und Regeln aufstellen, wie z. B.: “Ausreden lassen und zuhören” und “Alle Redebeiträge sind wertvoll” oder “Gemeinsame Entscheidungsfindung ist uns wichtig”.
Oft sind diese Regeln bereits im Praxisleitbild definiert. Auch wenn finale Entscheidungen von der Praxisleitung getroffen werden, so sollten doch die Ideen und Beiträge des Teams gehört und wertgeschätzt werden. Außerdem wäre darauf zu achten, dass jeder im Team einmal zu Wort kommt. Jüngere oder schüchterne Personen sollten aktiv eingebunden werden.
Das vorbereitete Protokoll gibt bereits die Struktur “den roten Faden” vor. Daran lässt sich auch die Zeitdauer abschätzen. Wenn Sie merken, dass ein Thema zeitlich aus dem Ruder läuft, dann sollten Sie einen Weg finden, das Thema entweder einzudämmen oder auf eine nächste Besprechung zu verschieben. Als Richtwert gilt: In einer Stunde lassen sich 4 bis 5 Hauptthemen schaffen und die Struktur des Meetings verläuft üblicherweise nach folgenden Phasen:
- Einstieg: Ankommen, Begrüßung sowie Bestimmung von Protokollführung und Zeitwächter
- Rückblick: Statusprüfung der offenen Punkte aus dem letzten Protokoll
- Agenda: Priorisierung der aktuellen Themen (z. B. Besonderheiten bei Behandlungsfällen, Qualitätsmanagement oder Schulungen)
- Austausch und Beschluss: Diskussion der Punkte und Festlegung konkreter To-dos samt Zuständigkeiten.
- Abschluss: Zusammenfassung, kurzes Feedback und Verabschiedung
Eine lückenlose Dokumentation ist unerlässlich, um aus den Besprechungen einen nachhaltigen Nutzen zu ziehen. Ob neue Prozessabläufe, Zuständigkeiten, To-dos oder Urlaubsregelungen – all das sollte notiert werden. Wenn die Protokolle allen Teammitgliedern frei zugänglich sind, kann jedes Besprechungsergebnis jederzeit verlässlich nachgelesen werden.
Die Dokumentation bietet zudem einen wertvollen Rückblick: Am Jahresende lässt sich genau nachvollziehen, was das Team gemeinsam initiiert und geleistet hat. So werden Ihre Qualitätsprojekte deutlich sichtbar.
Fazit
- Feste Termine zeigen Verbindlichkeit und Routine.
- Themen sammeln und strukturieren spart Zeit.
- Teamzufriedenheit und Abstimmung beugt Missverständnissen vor.
- Ein Protokoll sorgt für Transparenz, sichert die Ergebnisse und hält Maßnahmen fest.
- Ein Rückblick auf frühere Aufgaben garantiert die erfolgreiche Umsetzung und Weiterentwicklung der Praxis.
