"Rauchende Köpfe"E-PA: Wie Sie sich jetzt im Team rüsten können

Es gibt sie seit 2021, genutzt wurde sie kaum: die elektronische Patientenakte (E-PA). Das lag vor allem daran, dass Versicherte die Akte aktiv anfordern mussten und das Einrichten samt der Authentifizierung aufwendig war. Seit 15. Januar haben die gesetzlichen Krankenkassen nun für jeden gesetzlich Versicherten eine E-PA angelegt, der nicht widersprochen hat – die “E-PA für alle”.

Das weckt Erwartungen bei den Versicherten, mit denen die Praxen konfrontiert werden. Politiker und Kassen werben mit dem Nutzen von vorliegenden Diagnosen, Befunden, Rezepten und Impfpassdaten. Realistisch wird zu Beginn aber nur sehr wenig in der “digitalen Bibliothek” zu finden sein: Daten des E-Rezepts, Abrechnungsdaten der Kassen und die aktuellen Befunde. Ein richtiger Medikationsplan oder Impfpass werden erst Schritt für Schritt “irgendwann” nachgerüstet.

Für Leistungserbringende wie Praxen wird die E-PA noch bis mindestens Mitte Februar in Franken, Hamburg und Teilen von Nordrhein-Westfalen getestet. Erst wenn die Erfahrungen zufriedenstellend und die Stabilität gesichert ist, sollen dann alle Praxen in Deutschland starten (bei Redaktionsschluss wahrscheinlich März/April).

Aktuell kann man also nur abwarten. Wie es in Ihrer Praxis laufen wird, hängt davon ab, wie gut Ihre Praxissoftware (PVS) die unterschiedlichen Anwendungen umsetzt. Hier besteht derzeit eine Diskrepanz zwischen Wunsch und Wirklichkeit: Selbst fortschrittliche PVS hatten bei Redaktionsschluss erhebliche Schwierigkeiten mit der neuen E-PA. Wie bei anderen Digitalisierungsprozessen kann man aktuell nur sagen: Es kommt, wie es kommt, und wie es kommt, sieht man erst, wenn man ein neues PVS-Update hat. Dennoch können Sie sich schon im Team vorbereiten.

So bekommt man Zugriff

Während schrittweise alle Leistungserbringenden auf die E-PA Zugriff bekommen sollen – die Freigabe erteilen Versicherte mit dem “Einlesen ihrer Versichertenkarte”, müssen die Versicherten sich weiter aktiv um ihren Zugang bemühen (auch ohne diesen können sie aber Leistungserbringenden Zugriff gewähren).

Um ihre E-PA zu nutzen, authentisieren Versicherte sich gegenüber ihrer Kasse etwa mit Postident-Verfahren, Onlinefunktion des Personalausweises oder in der Geschäftsstelle. In der Regel bieten die Kassen für die Versicherten eine E-PA-App fürs Smartphone an. Eine PC-Variante soll in Planung sein, aber noch gibt es diese nicht.

Wie mit Widerspruch umgehen?

Wie erwähnt können Versicherte auch der “neuen E-PA” widersprechen, dies tun sie gegenüber ihrer Kasse. Bis Ende 2024 widersprachen der neuen E-PA knapp 1,5 Prozent der Versicherten.

Ablehnen können Versicherte die komplette Akte, aber etwa auch allein die Medikationsliste, nur den Zugriff für die Praxis oder es kann auch dem Eintrag von (insbesondere sensiblen) einzelnen Daten widersprochen werden. Eine tabellarische Übersicht zu den Widerspruchsoptionen und wo dazu widersprochen werden muss, gibt die Gematik: www.hausarzt.link/f5SkG (rechte Sidebar unter “Widerspruch”).

Merke: Die “E-PA für alle” ist in erster Linie eine Akte für die Versicherten, für Leistungserbringende bleibt die Dokumentation im PVS maßgeblich. Wie kann man mit der E-PA also pragmatisch in der Praxis umgehen?

Von den verschiedenen Konstellationen sind zwei am einfachsten für Praxen:

1. Kein Widerspruch: Mit Einlesen der Versichertenkarte und beim Versichertenstammdatenabgleich (VSDM bei jedem “Kartenstecken mit Konnektor” – und damit Bestätigung des Versichertenstatus) bekommt die Praxis automatisch 90 Tage Zugriff auf die E-PA (zum Vergleich: Apotheken können nur drei Tage hineinsehen). Tipp: In ihrer E-PA-App können Versicherte Hausärztinnen und -ärzten zeitlich unbegrenzten Zugriff “einstellen”. Sprechen Sie darüber, um langfristig Zeit zu sparen. Grundsätzlich ist darüber zu informieren, welche Daten eingestellt werden. Dies kann bei der Konsultation oder auch als Praxisaushang erfolgen. Tipp: Informieren Sie Versicherte über die Möglichkeit, ihre Daten in der E-PA-App selbst zu verschatten/verbergen – gerade bei teilweisem Widerspruch (s.u.) macht es das aus Praxissicht einfacher.
2. Widerspruch gegen komplette E-PA: Sie dokumentieren wie bisher nur im PVS, halten Sie dabei auch fest, dass der Versicherte aktuell die E-PA ablehnt.Schwieriger wird es, wenn Versicherte nur teilweise widersprechen:
3. Ein Sonderfall sind sensible Daten wie sexuell übertragbare Infektionen, psychische Erkrankungen oder Schwangerschaftsabbrüche. Hier müssen Betroffene explizit auf das Recht zum Widerspruch hingewiesen werden (z. B. durch gesonderte Patienteninformation, mündlich oder mit einem gut sicht- und wahrnehmbaren Aushang) und sodann explizit einwilligen – notieren Sie beide Fälle im PVS. Bei genetischen Untersuchungen darf nur in die E-PA gespeichert werden, wenn Versicherte explizit eingewilligt haben. Die Einwilligung muss ausdrücklich und schriftlich oder in elektronischer Form dokumentiert werden.
4. Widersprechen Versicherte nur teilweise dem Übertrag von Behandlungsdaten (etwa Depressionsdiagnose) während des Arztbesuchs, wird es auch von Ihrem PVS und den Versicherten abhängen, wie dies langfristig vollständig gelingt. Denn auch aus den Abrechnungsdaten der Kasse oder der automatisch generierten Medikationsliste können solche Informationen hervorgehen – hiergegen müssen die Versicherten in der E-PA-App oder bei der Kasse widersprechen. Es kann daher sinnvoll sein, darauf hinzuweisen. Zudem wäre zwar aktuell dokumentiert, dass die Depression nicht in die E-PA übertragen wird. Im PVS kann es aber zur Abrechnungs- und Regresssicherheit nötig sein, die Depression als Dauerdiagnose zu speichern. Hier sind eine gute Unterstützung durch das PVS, Dokumentation und eine Sensibilisierung Ihres Praxisteams nötig, damit die Dauerdiagnose nicht bei späteren Arztbesuchen versehentlich in die E-PA übermittelt wird. Leistungserbringende sollten Versicherte zusätzlich darauf hinweisen, dass ihnen nicht nur die Möglichkeit eines Widerspruchs gegen die Speicherung von Daten offensteht, sondern sie auch von ihrem Recht, Dokumente zu verbergen, Gebrauch machen können. Diese Alternative bietet gegenüber dem Widerspruch den Vorteil, dass die Daten in der ePA erhalten bleiben, aber der Sichtbarkeit entzogen werden.

Im Team vorbereiten

Auf reichlich Fragen der Versicherten müssen sich Praxen also vorbereiten. Tipp: Stimmen Sie sich ab, wo und wie Sie die Menschen informieren, etwa Aushang oder Patienteninfo, und welche Infos in der Konsultation geklärt werden (etwa Datenübertrag).

Merke: Der gesetzliche Auftrag zur Aufklärung liegt bei den Kassen – daran werden Sie sich und die Versicherten öfter erinnern müssen. Nutzen Sie dazu etwa die Materialien des Hausärztinnen- und Hausärzteverbandes (s. Kasten unten).

Informieren Sie sich im Team zunächst selbst. Nutzen Sie zum Beispiel die Erklärvideos der 4 Fäuste (s. Kasten), damit alle im Team bis Tag X die Videos gesehen und sich Fragen notiert haben. Klären Sie Fragen dann in einer Teambesprechung. Vieles wird in den FAQ von Verband und KBV erläutert, manche Landes-KVen haben aber auch Hotlines geschaltet.

Wer nicht an der Pilotierung teilnimmt, informiert am besten per Aushang, dass noch nicht auf die E-PA zugegriffen werden kann (s. Kasten). Bei Redaktionsschluss konnte kein PVS eine lauffähige Version mit ausführlichen Tests im Livebetrieb vorweisen. Es ist daher anfangs mit Dysfunktionalitäten zu rechnen. Nutzen Sie Termine Ihres Softwarehauses, um bei den Funktionen und Lösungen aktuell zu bleiben.